Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1. Objectif
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels que notre entreprise recueille, utilise, communique, conserve ou détruit, conformément à la Loi 25 (anciennement Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) du Québec.

2. Collecte de renseignements personnels
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de nos services, notamment :
– Renseignements d’identité (nom, prénom, titre, etc.);
– Coordonnées (adresse courriel, numéro de téléphone, nom d’entreprise, adresse);
– Renseignements de facturation (informations bancaires, numéro de carte de crédit, etc.);
– Informations liées aux demandes de soumission et aux services rendus;
– Données saisies dans les formulaires de soumission ou de contact sur notre site web;
– Données clients, fournisseurs, partenaires et employés enregistrées dans nos systèmes de gestion;
– Renseignements relatifs au recrutement (curriculum vitae, expériences, références);
– Renseignements techniques liés à l’utilisation de notre site internet (ex. adresse IP, navigation, préférences).

3. Moyens de collecte
Les renseignements personnels sont recueillis :
– Par courriel;
– Par téléphone;
– Via notre site web;
– Par l’intermédiaire de nos systèmes de gestion;
– Dans le cadre de relations contractuelles ou commerciales.

4. Consentement
Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels uniquement avec le consentement explicite des personnes concernées, sauf dans les cas prévus par la loi.
– Le consentement peut être donné par écrit, verbalement, en ligne (ex. case à cocher), ou de toute autre manière qui permet de l’établir clairement.
– Toute personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des obligations
légales ou contractuelles applicables.

5. Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements sont utilisés pour :
– Répondre aux demandes de service ou de soumission;
– Offrir et fournir nos services;
– Gérer les relations avec nos clients, fournisseurs, partenaires et employés;
– Assurer le suivi administratif, financier et opérationnel;
– Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous n’utilisons jamais les renseignements personnels à d’autres fins sans consentement.

6. Communication à des tiers
Nous ne communiquons pas de renseignements personnels à des tiers sans consentement, sauf si la loi l’exige ou pour exécuter un mandat. Lorsqu’un transfert est nécessaire (ex. sous-traitants, fournisseurs de services), nous exigeons que ces tiers s’engagent contractuellement à protéger la confidentialité des renseignements.

Transferts hors Québec :
Si des renseignements doivent être communiqués à l’extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) afin d’assurer que la juridiction de destination offre une protection adéquate. Les personnes concernées sont informées de tels transferts.

7. Conservation et destruction
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Une fois cette durée écoulée, ils sont détruits de manière sécuritaire et irréversible ou rendus anonymes.

Nos systèmes de gestion sont sécurisés et hébergés au Canada ou dans une juridiction conforme aux exigences de la Loi 25.

8. Mesures de sécurité
Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables et proportionnées, notamment :
– Accès restreint aux systèmes de gestion et aux courriels;
– Sensibilisation des employés à la protection des renseignements personnels;
– Authentification sécurisée et contrôle des accès;
– Hébergement sécurisé du site web;
– Surveillance et mise à jour régulière de nos systèmes.

9. Droits des personnes concernées
Toute personne peut :
– Demander l’accès à ses renseignements personnels;
– Demander une rectification ou le retrait de ses renseignements;
– Retirer son consentement à l’utilisation future;
– Demander, sous réserve des dispositions légales applicables, la portabilité de ses renseignements personnels (transmission à une autre organisation).

Les demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 11).

10. Gestion des incidents de confidentialité
En cas d’incident impliquant un renseignement personnel (accès non autorisé, perte, fuite), nous nous engageons à :
– Tenir un registre des incidents;
– Aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) si l’incident présente un risque de préjudice sérieux;
– Aviser la personne concernée si elle risque d’en subir un préjudice sérieux.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels est :

Nom : Vincent Palardy
Fonction : Vice-président
Courriel : jva.prp@jvalogistique.com | Téléphone : 438 316-6224

Le responsable veille à la mise en œuvre et à la mise à jour de cette politique, ainsi qu’au traitement des demandes d’accès, de rectification ou de retrait des renseignements personnels.

12. Mise à jour
Cette politique peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements technologiques ou réglementaires. La date de la dernière mise à jour est indiquée ci-dessous.

Dernière mise à jour : 30 août 2025